Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

2. Worum es hier geht

Diese Erklärung gilt für alle Bereiche, in denen unsere Praxis Ihre Daten verarbeitet:

• Die zahnärztliche Behandlung in der Praxis – Patientenakte, Anamnese, Röntgen, Abrechnung.
• Unsere Online-Angebote: die Online-Terminanfrage (termin.zahnarzt-alghussin.de), das Patientenportal (mein.zahnarzt-alghussin.de), das Rechnungs- und Zahlungsportal (rechnung.zahnarzt-alghussin.de, zahlung.zahnarzt-alghussin.de) und die Bereitstellung von Röntgenbildern (xray.zahnarzt-alghussin.de).
• Die Kommunikation mit Ihnen über Telefon (einschließlich unseres KI-Telefonassistenten), WhatsApp, E-Mail, SMS und Brief.

Für die Online-Terminbuchung direkt bei Doctolib gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Doctolib (Abschnitt 4).

3. Behandlung und Patientenakte

Zur Erfüllung des Behandlungsvertrags und unserer gesetzlichen Pflichten verarbeiten wir Ihre Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten, bei Minderjährigen die Erziehungsberechtigten), Ihre Versicherungsdaten (Krankenkasse bzw. private Versicherung, Versichertenstatus) und Ihre Gesundheitsdaten (Anamnese, Befunde, Röntgenbilder, Diagnosen, Behandlungsplanung, erbrachte Leistungen, Abrechnungsdaten). Auch andere Ärztinnen und Ärzte, bei denen Sie in Behandlung sind, können uns Daten zur Verfügung stellen, etwa in Arztbriefen oder Überweisungen.

Ohne diese Angaben ist eine sorgfältige Behandlung nicht möglich. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG; die Dokumentationspflicht folgt aus § 630f BGB.

Anamnese am Tablet. Den Aufnahmebogen (Gesundheitsfragen, Kontaktdaten, Datenschutzinformation und Einwilligungen) füllen Sie in der Praxis auf einem Tablet aus und unterschreiben ihn dort. Das Ergebnis wird als PDF in Ihrer Patientenakte im Praxisverwaltungssystem abgelegt; Ihre Angaben zu Erkrankungen, Medikamenten und Allergien sowie geänderte Kontaktdaten werden in die Karteikarte übernommen. Die Arbeitskopie auf dem Praxisserver wird nach 180 Tagen gelöscht.

Empfänger im Gesundheitswesen. Wir übermitteln Daten nur, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist oder Sie eingewilligt haben: an die Kassenzahnärztliche Vereinigung Niedersachsen und Ihre Krankenkasse (Abrechnung, Heil- und Kostenpläne, Gutachten), an private Krankenversicherungen und Beihilfestellen (über Sie, mit der Rechnung), an den Medizinischen Dienst, an die Zahnärztekammer, an Dentallabore (für Zahnersatz mit den dafür notwendigen Angaben wie Name, Geburtsdatum und Zahnbefund), an mit- und weiterbehandelnde Zahnärztinnen, Zahnärzte, Ärztinnen und Ärzte sowie an Gutachterinnen und Gutachter.

Aufbewahrung. Behandlungsunterlagen bewahren wir 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f BGB), Röntgenaufnahmen 10 Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres (§ 85 Strahlenschutzgesetz), Abrechnungsunterlagen 10 Jahre (§ 147 AO). Nach anderen Vorschriften können längere Fristen gelten.

4. Terminverwaltung (Doctolib)

Für die Terminverwaltung nutzen wir das Kalendersystem der Doctolib GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) – auch für Patientinnen und Patienten ohne Doctolib-Konto. Dort werden Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Krankenkassenstatus, Besuchsgrund und Terminhistorie gespeichert. Doctolib erhält keinen Einblick in Ihre Behandlungsunterlagen.

Ihre Termine werden aus Doctolib in unser eigenes Praxissystem übernommen und dort Ihrer Patientennummer zugeordnet, damit wir Sie erinnern, Ihnen Unterlagen im Patientenportal bereitstellen und die Behandlung planen können. Für die Online-Buchung über Doctolib gilt die Datenschutzerklärung von Doctolib unter www.doctolib.de.

5. Online-Terminanfrage

Über unser eigenes Formular unter termin.zahnarzt-alghussin.de können Sie einen Termin anfragen. Dabei verarbeiten wir Name, Geburtsdatum, Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und den Wunschtermin – auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie beim Absenden erteilen und jederzeit widerrufen können. Das Praxisteam meldet sich zur Terminbestätigung. Anfragen löschen wir nach 6 Monaten.

6. Terminerinnerungen und Nachrichten zu Ihrer Behandlung

Um Terminausfälle zu vermeiden und Sie über Ihre Behandlung auf dem Laufenden zu halten, senden wir Ihnen Nachrichten:

• Terminerinnerungen vor vereinbarten Terminen und Erinnerungen an anstehende Behandlungsschritte (zum Beispiel Zahnersatz oder die Parodontitis-Nachsorge);
• Rückmeldungen zu Behandlungsplänen, etwa wenn Ihre Krankenkasse einen Heil- und Kostenplan bewilligt hat;
• Rechnungen und Zahlungsinformationen sowie Links zu Ihren Röntgenbildern und Ihrem Patientenportal.

Kanäle sind E-Mail, SMS, Brief und WhatsApp. Per E-Mail und SMS halten wir die Inhalte neutral (keine Diagnosen). Per WhatsApp – Ende-zu-Ende-verschlüsselt – nennen wir die Behandlungsart beim Namen, damit Sie die Nachricht einordnen können. WhatsApp nutzen wir, wenn Sie in unserem Aufnahmebogen eingewilligt haben oder uns selbst über WhatsApp kontaktieren. Sie können Erinnerungen und den WhatsApp-Kanal jederzeit abbestellen – eine kurze Nachricht oder ein Anruf genügt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Behandlungsvertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an einer verlässlichen Terminplanung) sowie, soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO; für WhatsApp Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

7. Telefon und KI-Telefonassistent

Unsere Rufnummer 0511 462538 läuft über ein von uns betriebenes Telefonsystem (Server in Deutschland). Außerhalb der Sprechzeiten, bei besetzter Leitung oder wenn niemand abnehmen kann, nimmt ein KI-gestützter Telefonassistent Ihren Anruf entgegen. Er stellt sich zu Beginn als Assistent vor, beantwortet allgemeine Fragen (Öffnungszeiten, Anfahrt, Terminwünsche), erkennt dringende Anliegen und leitet an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiter, wenn das möglich ist.

Dabei verarbeiten wir Ihre Rufnummer (sofern übertragen), Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs, das gesprochene Wort in Form eines Transkripts sowie die Antworten des Assistenten. Die Spracherkennung und die Formulierung der Antworten erfolgen durch OpenAI, L.L.C. (San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter; die Inhalte werden nach unserer Vereinbarung nicht zum Training der Modelle verwendet. Eine Tonaufzeichnung Ihres Gesprächs wird nicht gespeichert (technische Testaufzeichnungen sind standardmäßig abgeschaltet und würden nach einem Tag gelöscht).

Aus dem Gespräch entsteht eine Aufgabe für das Praxisteam (zum Beispiel „Rückruf wegen Terminwunsch“). Das Transkript wird nach 3 Monaten gelöscht, die Gesprächsdaten (Nummer, Zeit, Dauer) nach 1 Jahr, erledigte Aufgaben nach 6 Monaten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; soweit Sie Gesundheitsangaben machen, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO. Wenn Sie nicht mit dem Assistenten sprechen möchten, rufen Sie bitte in den Sprechzeiten an oder schreiben Sie uns.

8. WhatsApp-Service

Sie können uns über unsere offizielle WhatsApp-Business-Nummer schreiben. Dabei verarbeiten wir Ihre WhatsApp-Telefonnummer, Ihren bei WhatsApp hinterlegten Anzeigenamen, den Inhalt Ihrer Nachrichten (Text, Sprachnachrichten, Bilder, Dokumente), Zeitpunkt und technische Kennungen der Nachrichten, die Antworten unseres Assistenten und die erkannte Sprache der Konversation.

KI-gestütztes Antwortsystem. Ihre Nachrichten beantwortet zunächst ein KI-Assistent. Dazu wird der Inhalt Ihrer Nachricht zusammen mit den letzten Konversationsschritten an OpenAI, L.L.C. (San Francisco, USA) übermittelt, dort verarbeitet und eine Antwort erzeugt, die automatisch an Sie zurückgeht. Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Inhalte werden nicht zum Training verwendet. Als Ausweichanbieter ist Anthropic PBC (USA) technisch vorbereitet, derzeit aber nicht im Einsatz. Dringende Anliegen und alles, was der Assistent nicht klären kann, gehen an das Praxisteam.

Verarbeitung durch WhatsApp/Meta. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited (Dublin), Tochter der Meta Platforms, Inc. (USA). Wir nutzen die WhatsApp Business Cloud API; Nachrichteninhalte laufen über die Server von Meta. Über die Verarbeitung durch Meta entscheidet Meta selbst – Einzelheiten unter whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Wenn Sie das nicht möchten, kontaktieren Sie uns bitte telefonisch, per E-Mail oder persönlich.

Bitte keine Befunde per WhatsApp. Teilen Sie uns über WhatsApp keine Diagnosen oder Befunde mit, die für Ihr Anliegen nicht nötig sind. Für solche Inhalte nutzen Sie bitte den persönlichen Kontakt in der Praxis.

Speicherung. Konversationen speichern wir verschlüsselt auf unserem Server in Deutschland: Texte und Transkripte von Sprachnachrichten 6 Monate nach der letzten Nachricht (länger nur, solange ein Vorgang dazu offen ist), Bilder und Dokumente 3 Monate. Wird eine Nachricht Teil Ihrer Behandlungsdokumentation, gilt die Aufbewahrungsfrist der Akte. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Ihre Einwilligung durch das aktive Anschreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und, soweit Sie Gesundheitsdaten mitteilen, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

9. E-Mail und Mailserver

Die Praxis betreibt einen eigenen Mailserver auf einem virtuellen Server der Strato AG in Deutschland (Postfächer der Domain zahnarzt-alghussin.de). Der Versand von Terminerinnerungen, Bestätigungen, Rechnungen und Einmalcodes erfolgt über den E-Mail-Dienstleister Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter innerhalb der EU.

Inhalte per E-Mail halten wir neutral; Befunde und Diagnosen versenden wir per E-Mail nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch.

10. SMS und Briefe

SMS (Terminerinnerungen, Einmalcodes, kurze Hinweise) versenden wir über die seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Deutschland) als Auftragsverarbeiter; übermittelt werden Ihre Mobilnummer und der neutrale Nachrichtentext.

Briefe (Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Unterlagen) drucken und versenden wir über den Postversand-Dienstleister LetterXpress (Deutschland) als Auftragsverarbeiter; übermittelt werden Ihr Name, Ihre Anschrift und der Briefinhalt.

11. Patientenportal

Unter mein.zahnarzt-alghussin.de stellen wir Ihnen auf Einladung ein persönliches Konto bereit. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort mit einem Einmalcode, den wir per SMS oder E-Mail senden. Im Portal sehen Sie Ihre Rechnungen und den Zahlungsstand, Dokumente und Röntgenbilder, können Ihre Kontaktdaten und die bevorzugte Sprache ändern, alle über Sie im Portal gespeicherten Daten als Datei herunterladen (Art. 15 DSGVO) und Ihr Konto löschen (Art. 17 DSGVO).

Verarbeitet werden Ihre Kontodaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sprache), Anmeldungen und Sitzungen sowie die von Ihnen aufgerufenen Inhalte. Einmalcodes löschen wir nach einem Tag, Sitzungen nach einem Monat, Einladungen und Anfragen zur Änderung der Telefonnummer nach 6 Monaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Portals) beziehungsweise Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO für die dort bereitgestellten Behandlungsunterlagen.

12. Rechnungen, Zahlungen, Mahnwesen

Kassenleistungen rechnen wir über die Kassenzahnärztliche Vereinigung ab. Privatrechnungen erstellt die Praxis selbst und stellt sie Ihnen per Post, E-Mail, WhatsApp oder im Portal zu (rechnung.zahnarzt-alghussin.de). Rechnungslinks sind mit Ihrem Geburtsdatum gesichert; die Aufrufe eines Links (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser) protokollieren wir zur Sicherheit für 1 Jahr.

Zahlung. Sie können per Überweisung, in der Praxis oder online zahlen. Online-Kartenzahlungen wickelt Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) ab (zahlung.zahnarzt-alghussin.de); Stripe erhält dazu Rechnungsnummer, Betrag und Ihren Namen, Ihre Kartendaten liegen ausschließlich bei Stripe. Für Ratenzahlungen speichern wir die vereinbarten Raten und, falls Sie per Lastschrift zahlen, Ihre IBAN. Zahlungseingänge auf unserem Praxiskonto ordnen wir automatisiert den Rechnungen zu.

Mahnwesen. Bei ausbleibender Zahlung erinnern wir Sie in Stufen (Zahlungserinnerung, Mahnungen) per Post, E-Mail oder WhatsApp. Bleibt eine Forderung offen, können wir sie durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder im gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen und übermitteln dafür die notwendigen Daten (Name, Anschrift, Rechnung, Zahlungsverlauf). Eine Bonitätsauskunft holen wir derzeit nicht ein. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Aufbewahrung. Rechnungen und Zahlungsbelege 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), gerichtliche Titel 30 Jahre (§ 197 BGB).

13. Röntgenbilder online und Überweiserportal

Ihre Röntgenbilder können wir Ihnen digital bereitstellen – im Patientenportal oder über einen persönlichen Link, den wir Ihnen per SMS oder WhatsApp senden. Der Link ist mit Ihrem Geburtsdatum gesichert. Zugriffe protokollieren wir aus Sicherheitsgründen für 1 Jahr; die für die Anzeige erzeugten Vorschaubilder werden nach 6 Monaten gelöscht und bei Bedarf neu erzeugt.

Über unser Überweiserportal (xray.zahnarzt-alghussin.de) können mit- oder weiterbehandelnde Zahnärztinnen, Zahnärzte, Ärztinnen und Ärzte auf Röntgenbilder zugreifen, die wir gezielt für sie freigeben – nur auf Ihren Wunsch, mit Ihrer Einwilligung aus dem Aufnahmebogen oder im Rahmen einer Überweisung. Die empfangende Praxis ist für die weitere Verarbeitung selbst verantwortlich.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Neben den in Abschnitt 3 genannten Stellen des Gesundheitswesens setzen wir folgende Dienstleister ein. Mit jedem Auftragsverarbeiter besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht.

15. Übermittlung in Drittländer

OpenAI, Meta und Cloudflare können Daten in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Beschluss vom 10.07.2023), soweit die Empfänger zertifiziert sind, und ergänzend auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Alle anderen Dienstleister verarbeiten Ihre Daten innerhalb der EU.

16. Speicherdauer im Überblick

Die Fristen werden von unserem System automatisch durchgesetzt (nächtlicher Löschlauf), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

17. Datensicherheit und Cookies

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu zählen unter anderem: verschlüsselte Übertragung (TLS) zu allen Diensten und Dienstleistern; Verschlüsselung der Datenbanken und Dateispeicher auf unserem Server; tägliche, verschlüsselte Sicherungskopien an drei voneinander unabhängigen Orten (Server, Praxis-PC, Strato HiDrive) und regelmäßige Wiederherstellungstests; signaturgeprüfte Schnittstellen; ein zugriffsbeschränktes Praxisnetzwerk; Zugriffsrechte nach Rolle; Protokollierung von Zugriffen; automatische Löschroutinen.

Cookies. Unsere Seiten setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzung, Sprache, Zugriffsschutz für Rechnungs- und Röntgenlinks). Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking.

18. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – im Patientenportal auch als Datei zum Herunterladen,
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – zum Beispiel für WhatsApp, Erinnerungen oder die Weitergabe von Röntgenbildern.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

19. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für unsere Praxis ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Web: lfd.niedersachsen.de

20. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für die Behandlung sind Ihre Stamm-, Versicherungs- und Gesundheitsdaten erforderlich; ohne sie können wir Sie nicht behandeln und nicht abrechnen. Die Nutzung unserer Online-Angebote, von WhatsApp und des KI-Telefonassistenten ist freiwillig – Sie können uns jederzeit persönlich, telefonisch in den Sprechzeiten oder per Brief erreichen.

21. Automatisierte Entscheidungen

Die Antworten unseres Telefon- und WhatsApp-Assistenten werden automatisiert erzeugt, haben aber keine rechtliche Wirkung für Sie und entfalten Ihnen gegenüber keine erheblichen Beeinträchtigungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Verbindliche Auskünfte, Diagnosen und Behandlungsentscheidungen treffen ausschließlich Menschen in unserem Praxisteam. Ein Profiling oder Scoring findet nicht statt.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; frühere Fassungen erhalten Sie auf Anfrage. Stand: 5. September 2026 (ersetzt die Fassung vom 19. Mai 2026, die nur den WhatsApp-Service beschrieb).

Verantwortlich gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO: Zahnarztpraxis Yumen Al Ghussin, Mühlenbergzentrum 6, 30457 Hannover.