Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

2. Worum es hier geht

Diese Erklärung gilt für alle Bereiche, in denen unsere Praxis Ihre Daten verarbeitet:

• Die zahnärztliche Behandlung in der Praxis – Patientenakte, Anamnese, Röntgen, Abrechnung.
• Unsere Online-Angebote: das Patientenportal mit Online-Terminanfrage (mein.zahnarzt-alghussin.de), das Zahlungsportal (zahlung.zahnarzt-alghussin.de), die Bereitstellung von Rechnungs-PDFs für den WhatsApp-Versand (rechnung.zahnarzt-alghussin.de) und das Überweiserportal für Röntgenbilder (xray.zahnarzt-alghussin.de).
• Die Kommunikation mit Ihnen über Telefon (einschließlich unseres KI-Telefonassistenten), WhatsApp, E-Mail, SMS und Brief.

3. Behandlung und Patientenakte

Zur Erfüllung des Behandlungsvertrags und unserer gesetzlichen Pflichten verarbeiten wir Ihre Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten, bei Minderjährigen die Erziehungsberechtigten), Ihre Versicherungsdaten (Krankenkasse bzw. private Versicherung, Versichertenstatus) und Ihre Gesundheitsdaten (Anamnese, Befunde, Röntgenbilder, Diagnosen, Behandlungsplanung, erbrachte Leistungen, Abrechnungsdaten). Auch andere Ärztinnen und Ärzte, bei denen Sie in Behandlung sind, können uns Daten zur Verfügung stellen, etwa in Arztbriefen oder Überweisungen.

Ohne diese Angaben ist eine sorgfältige Behandlung nicht möglich. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG; die Dokumentationspflicht folgt aus § 630f BGB.

Anamnese am Tablet. Den Aufnahmebogen (Gesundheitsfragen, Kontaktdaten, Datenschutzinformation und Ihr bevorzugter Kontaktweg) füllen Sie in der Praxis auf einem Tablet aus und unterschreiben ihn dort. Dabei wählen Sie einen bevorzugten Kontaktweg – WhatsApp, SMS oder E-Mail – und auf Wunsch die Sprache unserer Nachrichten (Abschnitt 6). Das Ergebnis wird als PDF in Ihrer Patientenakte im Praxisverwaltungssystem abgelegt; Ihre Angaben zu Erkrankungen, Medikamenten und Allergien sowie geänderte Kontaktdaten werden in die Karteikarte übernommen. Die Arbeitskopie auf dem Praxisserver wird nach 180 Tagen gelöscht.

Empfänger im Gesundheitswesen. Wir übermitteln Daten nur, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist oder Sie eingewilligt haben: an die Kassenzahnärztliche Vereinigung Niedersachsen und Ihre Krankenkasse (Abrechnung, Heil- und Kostenpläne, Gutachten), an private Krankenversicherungen und Beihilfestellen (über Sie, mit der Rechnung), an den Medizinischen Dienst, an die Zahnärztekammer, an Dentallabore (für Zahnersatz mit den dafür notwendigen Angaben wie Name, Geburtsdatum und Zahnbefund) sowie an Gutachterinnen und Gutachter.

Mit- und weiterbehandelnde Ärztinnen und Ärzte. Röntgenbilder und Befunde geben wir an mit- und weiterbehandelnde Zahnärztinnen, Zahnärzte, Ärztinnen und Ärzte weiter, wenn es für Ihre Behandlung nötig ist – z. B. bei einer Überweisung oder wenn die andere Praxis Sie gemeinsam mit uns behandelt. Das ist Teil der Behandlung (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

Aufbewahrung. Behandlungsunterlagen bewahren wir 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f BGB), Röntgenaufnahmen 10 Jahre, bei Minderjährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres (§ 85 Strahlenschutzgesetz), Abrechnungsunterlagen 10 Jahre (§ 147 AO). Nach anderen Vorschriften können längere Fristen gelten.

4. Terminverwaltung

Ihre Termine verwalten wir seit dem 15. Oktober 2026 in unserem eigenen Praxissystem. Dort speichern wir Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Besuchsgrund und Ihre Termine und ordnen sie Ihrer Patientennummer zu, damit wir Sie erinnern, Ihnen Unterlagen im Patientenportal bereitstellen und die Behandlung planen können. Termine buchen Sie online über unser Patientenportal (Abschnitt 5), am Terminal in der Praxis, telefonisch oder am Empfang.

Doctolib bis 15. Oktober 2026. Bis zu diesem Tag haben wir für die Terminverwaltung und die Online-Buchung das Kalendersystem der Doctolib GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) genutzt – auch für Patientinnen und Patienten ohne Doctolib-Konto. Dort sind Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Krankenkassenstatus, Besuchsgrund und die Terminhistorie bis zu diesem Tag gespeichert; neue Termine legen wir dort nicht mehr an. Doctolib hatte und hat keinen Einblick in Ihre Behandlungsunterlagen. Ihre bei Doctolib gebuchten künftigen Termine haben wir in unser Praxissystem übernommen. Für ein eigenes Doctolib-Konto gilt die Datenschutzerklärung von Doctolib unter www.doctolib.de.

5. Online-Terminanfrage

Über unser eigenes Formular im Patientenportal (mein.zahnarzt-alghussin.de/book) können Sie einen Termin anfragen. Dabei verarbeiten wir Name, Geburtsdatum, Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und den Wunschtermin – auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie beim Absenden erteilen und jederzeit widerrufen können. Das Praxisteam meldet sich zur Terminbestätigung. Anfragen löschen wir nach 6 Monaten.

6. Terminerinnerungen und Nachrichten zu Ihrer Behandlung

Um Terminausfälle zu vermeiden und Sie über Ihre Behandlung auf dem Laufenden zu halten, senden wir Ihnen Nachrichten:

• Terminerinnerungen vor vereinbarten Terminen und Erinnerungen an anstehende Behandlungsschritte (zum Beispiel Zahnersatz oder die Parodontitis-Nachsorge);
• Rückmeldungen zu Behandlungsplänen, etwa wenn Ihre Krankenkasse einen Heil- und Kostenplan bewilligt hat;
• Rechnungen und Zahlungsinformationen sowie Links zu Ihren Röntgenbildern und Ihrem Patientenportal.

Ihre Kontaktwege. Im Aufnahmebogen kreuzen Sie an, auf welchen Wegen wir Sie erreichen dürfen: WhatsApp, SMS und E-Mail – mehrere sind möglich. Einen Weg ohne Häkchen nutzen wir nicht; ist keiner angekreuzt, schreiben wir Ihnen per Post. Nutzen Sie WhatsApp unter einer anderen Nummer als Ihrer Handynummer, können Sie diese Nummer angeben; WhatsApp-Nachrichten gehen dann nur an sie. Terminerinnerungen gibt es per SMS nicht – sie kommen per WhatsApp oder E-Mail, wenn Sie diese angekreuzt haben.

• E-Mail, SMS und Brief nutzen wir auf Grundlage des Behandlungsvertrags – dafür brauchen wir keine Einwilligung. Die Inhalte halten wir neutral: keine Diagnosen und keine Behandlungsart. Terminerinnerungen und Hinweise zu Behandlungsplänen senden wir per WhatsApp (nur mit Ihrer Zustimmung) oder per E-Mail – nie per SMS; ohne beides erinnern wir Sie nicht. SMS nutzen wir nur für Rechnungen, Zahlungslinks und Mahnungen sowie für Links zu Ihren Röntgenbildern. Rechnungen erreichen Sie per E-Mail, SMS-Link oder Brief.
• WhatsApp nutzen wir von uns aus nur, wenn Sie WhatsApp als Kontaktweg angekreuzt oder uns Ihre Zustimmung gegeben haben – im Aufnahmebogen, gegenüber dem Praxisteam oder mit „JA“ auf unsere Frage im WhatsApp-Chat. Das Häkchen bei WhatsApp ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Wenn Sie uns selbst über WhatsApp schreiben, antworten wir Ihnen dort.

Widerspruch und Widerruf. Sie können Erinnerungen jederzeit abbestellen (Widerspruch, Art. 21 DSGVO) und Ihre WhatsApp-Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – formlos an der Anmeldung, telefonisch, mit STOP auf eine WhatsApp-Nachricht oder über den Abmeldelink in unseren E-Mails. Über den Abmeldelink wählen Sie, ob Sie keine Erinnerungs-E-Mails mehr, gar keine E-Mails mehr oder Nachrichten lieber per SMS bzw. per Post erhalten möchten; Rechnungen und Mahnungen gehören zum Behandlungsvertrag und kommen dann per SMS oder Brief. Eine STOP-Antwort per SMS oder E-Mail können wir technisch nicht verarbeiten.

Sprache. Nachrichten senden wir in der Sprache, die Sie gewählt haben (Deutsch, Englisch, Arabisch oder Türkisch), soweit es die jeweilige Nachricht in dieser Sprache gibt – sonst auf Deutsch.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Behandlungsvertrags), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an einer verlässlichen Terminplanung) sowie, soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO; für WhatsApp Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

7. Telefon und KI-Telefonassistent

Unsere Rufnummer 0511 462538 läuft über ein von uns betriebenes Telefonsystem (Server in Deutschland). Je nach Einstellung der Praxis – insbesondere außerhalb der Sprechzeiten, bei besetzter Leitung oder wenn niemand abnehmen kann – nimmt ein KI-gestützter Telefonassistent Ihren Anruf entgegen. Er stellt sich zu Beginn als Assistent vor, beantwortet allgemeine Fragen (Öffnungszeiten, Anfahrt, Terminwünsche), erkennt dringende Anliegen und leitet an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiter, wenn das möglich ist.

Was der Assistent für Sie erledigen kann. Bevor er Auskunft zu Ihren Terminen, Rechnungen oder Behandlungsplänen gibt oder Ihnen etwas zusendet, fragt er nach Ihrem Namen und Geburtsdatum; die Prüfung erfolgt auf unserem Server, der Assistent selbst sieht Ihr gespeichertes Geburtsdatum nicht. Nach dreimaliger falscher Angabe sind diese Funktionen für 24 Stunden gesperrt. Er kann Ihnen dann Ihre Termine und den Stand von Rechnungen nennen und auf Wunsch den Zahlungslink, eine Rechnungskopie oder den Link zu Ihren Röntgenbildern senden – an eine bei uns hinterlegte Nummer oder E-Mail-Adresse oder, nach Ihrer Bestätigung, an die Nummer, von der Sie anrufen oder schreiben. Auf Ihren Wunsch speichert er diese Nummer oder eine neue E-Mail-Adresse in Ihrer Patientenakte (das Praxisteam wird darüber informiert). Zum Schutz vor Missbrauch sind Anzahl und Dauer der Anfragen pro Anrufer begrenzt. Dasselbe gilt für den WhatsApp-Assistenten (Abschnitt 8).

Dabei verarbeiten wir Ihre Rufnummer (sofern übertragen), Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs, das gesprochene Wort in Form eines Transkripts sowie die Antworten des Assistenten. Die Spracherkennung und die Formulierung der Antworten erfolgen durch OpenAI, L.L.C. (San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter; die Inhalte werden nach unserer Vereinbarung nicht zum Training der Modelle verwendet. Eine Tonaufzeichnung Ihres Gesprächs wird nicht gespeichert (technische Testaufzeichnungen sind standardmäßig abgeschaltet und würden nach einem Tag gelöscht).

Weiterleitung auf das Praxis-Mobiltelefon. Für einzelne hinterlegte Rufnummern leitet das Telefonsystem den Anruf direkt auf das Mobiltelefon der Praxisleitung weiter. Weil die Telefonleitung dabei Ihre Rufnummer nicht anzeigen kann, wird dem Mobiltelefon beim Abheben kurz angesagt, wer anruft („Anruf von …“ mit dem bei uns gespeicherten Namen oder Ihrer Rufnummer). Diese Ansage wird als Audiodatei mit der Sprachsynthese von OpenAI erzeugt und bis zu 30 Tage zwischengespeichert; sie enthält keine Gesundheitsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Aus dem Gespräch entsteht eine Aufgabe für das Praxisteam (zum Beispiel „Rückruf wegen Terminwunsch“). Das Transkript wird nach 3 Monaten gelöscht, die Gesprächsdaten (Nummer, Zeit, Dauer) nach 1 Jahr, erledigte Aufgaben nach 6 Monaten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; soweit Sie Gesundheitsangaben machen, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO. Wenn Sie nicht mit dem Assistenten sprechen möchten, rufen Sie bitte in den Sprechzeiten an oder schreiben Sie uns.

8. WhatsApp-Service

Sie können uns über unsere offizielle WhatsApp-Business-Nummer schreiben. Dabei verarbeiten wir Ihre WhatsApp-Telefonnummer, Ihren bei WhatsApp hinterlegten Anzeigenamen, den Inhalt Ihrer Nachrichten (Text, Sprachnachrichten, Bilder, Dokumente), Zeitpunkt und technische Kennungen der Nachrichten, die Antworten unseres Assistenten und die erkannte Sprache der Konversation.

KI-gestütztes Antwortsystem. Ihre Nachrichten beantwortet zunächst ein KI-Assistent. Dazu wird der Inhalt Ihrer Nachricht zusammen mit den letzten Konversationsschritten an OpenAI, L.L.C. (San Francisco, USA) übermittelt, dort verarbeitet und eine Antwort erzeugt, die automatisch an Sie zurückgeht. Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Inhalte werden nicht zum Training verwendet. Dringende Anliegen und alles, was der Assistent nicht klären kann, gehen an das Praxisteam.

Frage nach Ihrer Zustimmung. Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben und wir noch keine Zustimmung von Ihnen haben, fragen wir Sie im Chat einmal, ob Sie Terminerinnerungen, Rechnungen und Links zu Ihren Röntgenbildern künftig auch per WhatsApp erhalten möchten. Mit „JA“ stimmen Sie zu, mit „Nein“ lehnen Sie ab – dann fragen wir nicht wieder. Ohne Antwort fragen wir frühestens nach 6 Monaten erneut. Mit „STOP“ auf eine WhatsApp-Nachricht beenden Sie jederzeit den Empfang; wir bestätigen das einmal kurz. Den Widerruf können Sie auch formlos an der Anmeldung, telefonisch oder über den Abmeldelink in unseren E-Mails erklären.

Verarbeitung durch WhatsApp/Meta. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited (Dublin), Tochter der Meta Platforms, Inc. (USA). Wir nutzen die WhatsApp Business Cloud API; Nachrichteninhalte laufen über die Server von Meta. Über die Verarbeitung durch Meta entscheidet Meta selbst – Einzelheiten unter whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Wenn Sie das nicht möchten, kontaktieren Sie uns bitte telefonisch, per E-Mail oder persönlich.

Bitte keine Befunde per WhatsApp. Teilen Sie uns über WhatsApp keine Diagnosen oder Befunde mit, die für Ihr Anliegen nicht nötig sind. Für solche Inhalte nutzen Sie bitte den persönlichen Kontakt in der Praxis.

Speicherung. Konversationen speichern wir verschlüsselt auf unserem Server in Deutschland: Texte und Transkripte von Sprachnachrichten 6 Monate nach der letzten Nachricht (länger nur, solange ein Vorgang dazu offen ist), Bilder und Dokumente 3 Monate. Wird eine Nachricht Teil Ihrer Behandlungsdokumentation, gilt die Aufbewahrungsfrist der Akte. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Ihre Einwilligung durch das aktive Anschreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und, soweit Sie Gesundheitsdaten mitteilen, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

9. E-Mail und Mailserver

Die Praxis betreibt einen eigenen Mailserver auf einem virtuellen Server der STRATO GmbH in Deutschland (Postfächer der Domain zahnarzt-alghussin.de). Der Versand von Terminerinnerungen, Bestätigungen, Rechnungen und Einmalcodes erfolgt über den E-Mail-Dienstleister Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter innerhalb der EU.

Inhalte per E-Mail halten wir neutral; Befunde und Diagnosen versenden wir per E-Mail nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch. Jede E-Mail an Patientinnen und Patienten enthält einen Abmeldelink zu Ihren E-Mail-Einstellungen (außer Anmeldecodes).

10. SMS und Briefe

SMS – nur für Rechnungen, Zahlungslinks und Mahnungen, für Links zu Ihren Röntgenbildern und für Anmeldecodes des Patientenportals, wenn Sie diesen Weg wählen; nie für Terminerinnerungen – versenden wir über die seven communications GmbH & Co. KG (Kiel, Deutschland) als Auftragsverarbeiter; übermittelt werden Ihre Mobilnummer und der neutrale Nachrichtentext (ohne Diagnose und ohne Behandlungsart). Antworten auf eine SMS können wir technisch nicht empfangen.

Briefe (Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Unterlagen) drucken und versenden wir über den Postversand-Dienstleister LetterXpress (Deutschland) als Auftragsverarbeiter; übermittelt werden Ihr Name, Ihre Anschrift und der Briefinhalt.

11. Patientenportal

Unter mein.zahnarzt-alghussin.de stellen wir Ihnen auf Einladung ein persönliches Konto bereit. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort mit einem Einmalcode, den wir per SMS oder E-Mail senden. Im Portal sehen Sie Ihre Rechnungen und den Zahlungsstand, Dokumente und Röntgenbilder, können Ihre Kontaktdaten und die bevorzugte Sprache ändern, alle über Sie im Portal gespeicherten Daten als Datei herunterladen (Art. 15 DSGVO) und Ihr Konto löschen (Art. 17 DSGVO).

Verarbeitet werden Ihre Kontodaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Sprache), Anmeldungen und Sitzungen sowie die von Ihnen aufgerufenen Inhalte. Einmalcodes löschen wir nach einem Tag, Sitzungen nach einem Monat, Einladungen und Anfragen zur Änderung der Telefonnummer nach 6 Monaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Portals) beziehungsweise Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO für die dort bereitgestellten Behandlungsunterlagen.

12. Rechnungen, Zahlungen, Mahnwesen

Kassenleistungen rechnen wir über die Kassenzahnärztliche Vereinigung ab. Privatrechnungen erstellt die Praxis selbst und stellt sie Ihnen per Post, E-Mail, SMS-Link, im Portal oder – wenn Sie zugestimmt haben – per WhatsApp zu. Rechnungslinks sind mit Ihrem Geburtsdatum gesichert; die Aufrufe eines Links (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser) protokollieren wir zur Sicherheit für 1 Jahr.

Zahlung. Sie können per Überweisung, in der Praxis oder online zahlen. Online-Zahlungen per Karte und SEPA-Lastschrift (auch für Ratenzahlungen) wickelt Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) ab (zahlung.zahnarzt-alghussin.de); Stripe erhält dazu Rechnungsnummer, Betrag, Ihren Namen und – bei Lastschrift – die von Ihnen eingegebene IBAN und das Mandat; Kartendaten liegen ausschließlich bei Stripe. Auch Erstattungen laufen gegebenenfalls über Stripe. Für Ratenzahlungen speichern wir die vereinbarten Raten und, falls Sie per Lastschrift zahlen, Ihre IBAN. Unser Praxiskonto führt die Qonto (Olinda SAS, Paris, Frankreich); Zahlungseingänge (Name, IBAN, Verwendungszweck) ordnen wir automatisiert den Rechnungen zu, Rückerstattungen überweisen wir über dieses Konto.

Mahnwesen. Bei ausbleibender Zahlung erinnern wir Sie in Stufen (Zahlungserinnerung, Mahnungen) per Post, E-Mail, SMS oder – wenn Sie zugestimmt haben – WhatsApp. Bleibt eine Forderung offen, können wir sie durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder im gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen und übermitteln dafür die notwendigen Daten (Name, Anschrift, Rechnung, Zahlungsverlauf). Eine Bonitätsauskunft holen wir derzeit nicht ein. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Aufbewahrung. Rechnungen und Zahlungsbelege 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), gerichtliche Titel 30 Jahre (§ 197 BGB).

13. Röntgenbilder online und Überweiserportal

Ihre Röntgenbilder können wir Ihnen digital bereitstellen – im Patientenportal oder über einen persönlichen Link, den wir Ihnen per SMS, E-Mail oder (mit Ihrer Zustimmung) WhatsApp senden; auch unser Telefon- und WhatsApp-Assistent kann ihn Ihnen auf Wunsch schicken (Abschnitt 7). Der Link ist mit Ihrem Geburtsdatum gesichert. Zugriffe protokollieren wir aus Sicherheitsgründen für 1 Jahr; die für die Anzeige erzeugten Vorschaubilder werden nach 6 Monaten gelöscht und bei Bedarf neu erzeugt.

Über unser Überweiserportal (xray.zahnarzt-alghussin.de) können mit- oder weiterbehandelnde Zahnärztinnen, Zahnärzte, Ärztinnen und Ärzte auf Röntgenbilder zugreifen, die wir gezielt für sie freigeben – nur auf Ihren Wunsch, mit Ihrer Einwilligung aus dem Aufnahmebogen oder im Rahmen einer Überweisung. Die empfangende Praxis ist für die weitere Verarbeitung selbst verantwortlich.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Neben den in Abschnitt 3 genannten Stellen des Gesundheitswesens setzen wir folgende Dienstleister ein. Mit jedem Auftragsverarbeiter besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO; Stripe, Qonto und die Deutsche Telekom verarbeiten die Zahlungs- bzw. Verbindungsdaten als eigenständig Verantwortliche.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht.

15. Übermittlung in Drittländer

OpenAI, Meta, Cloudflare, Anthropic und – innerhalb ihres Konzerns – Stripe können Daten in die USA übermitteln. Meta (WhatsApp), Cloudflare und Stripe sind nach eigener Erklärung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für sie gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO). OpenAI und Anthropic verarbeiten auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträge sind, mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen (Datenminimierung, keine Nutzung zum Training, bei OpenAI Verarbeitung ohne Speicherung und Datenstandort EU, soweit verfügbar). Alle anderen Dienstleister verarbeiten Ihre Daten innerhalb der EU.

16. Speicherdauer im Überblick

Die Fristen werden von unserem System automatisch durchgesetzt (nächtlicher Löschlauf), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

17. Datensicherheit und Cookies

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu zählen unter anderem: verschlüsselte Übertragung (TLS) zu allen Diensten und Dienstleistern; Verschlüsselung der Datenbanken und Dateispeicher auf unserem Server; tägliche, verschlüsselte Sicherungskopien an drei voneinander unabhängigen Orten (Server, Praxis-PC, Strato HiDrive) und regelmäßige Wiederherstellungstests; signaturgeprüfte Schnittstellen; ein zugriffsbeschränktes Praxisnetzwerk; Zugriffsrechte nach Rolle; Protokollierung von Zugriffen; automatische Löschroutinen.

Cookies. Unsere Seiten setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzung, Sprache, Zugriffsschutz für Rechnungs- und Röntgenlinks). Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking.

18. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – im Patientenportal auch als Datei zum Herunterladen,
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – zum Beispiel für WhatsApp, Erinnerungen oder die Weitergabe von Röntgenbildern.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Erinnerungen abbestellen und die WhatsApp-Einwilligung widerrufen können Sie formlos an der Anmeldung, telefonisch, mit STOP auf eine WhatsApp-Nachricht oder über den Abmeldelink in unseren E-Mails.

19. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für unsere Praxis ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Web: lfd.niedersachsen.de

20. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für die Behandlung sind Ihre Stamm-, Versicherungs- und Gesundheitsdaten erforderlich; ohne sie können wir Sie nicht behandeln und nicht abrechnen. Die Nutzung unserer Online-Angebote, von WhatsApp und des KI-Telefonassistenten ist freiwillig; Ihre Entscheidung für oder gegen WhatsApp hat keinen Einfluss auf Ihre Behandlung – Sie können uns jederzeit persönlich, telefonisch in den Sprechzeiten oder per Brief erreichen.

21. Automatisierte Entscheidungen

Die Antworten unseres Telefon- und WhatsApp-Assistenten werden automatisiert erzeugt, haben aber keine rechtliche Wirkung für Sie und entfalten Ihnen gegenüber keine erheblichen Beeinträchtigungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Verbindliche Auskünfte, Diagnosen und Behandlungsentscheidungen treffen ausschließlich Menschen in unserem Praxisteam. Ein Profiling oder Scoring findet nicht statt.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; frühere Fassungen erhalten Sie auf Anfrage. Stand: 15. Oktober 2026 (ersetzt die Fassung vom 10. Oktober 2026). Wesentliche Änderung: Termine verwalten wir seit dem 15. Oktober 2026 in unserem eigenen Praxissystem statt bei Doctolib (Abschnitt 4).

Verantwortlich gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO: Zahnarztpraxis Yumen Al Ghussin, Mühlenbergzentrum 6, 30457 Hannover.