Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

2. Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die anfällt, wenn Sie unsere Praxis über den WhatsApp-Service kontaktieren — also über unsere offizielle WhatsApp-Business-Telefonnummer.

Für die Verarbeitung Ihrer Daten in der laufenden zahnärztlichen Behandlung (Patientenakte, Abrechnung etc.) gelten gesonderte Hinweise, die Sie in der Praxis erhalten. Für Ihre Online-Terminbuchung über Doctolib gilt die Datenschutzerklärung von Doctolib.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre WhatsApp-Telefonnummer
• Ihr bei WhatsApp hinterlegter Anzeigename (sofern von Ihnen angegeben)
• Inhalt der von Ihnen gesendeten Nachrichten (Text, Sprachnachrichten, Bilder, Dokumente)
• Zeitpunkt der Nachricht und technische Metadaten (Nachrichten-ID)
• Inhalt der Antworten unseres Bots an Sie
• Erkannte Sprache der Konversation (Deutsch oder Arabisch) für die richtige Beantwortung

Wir verarbeiten nur die Daten, die Sie selbst aktiv an uns senden. Eine Zusammenführung mit Ihrer Patientenakte erfolgt nicht automatisch.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung Ihrer Anfragen (z. B. Praxisöffnungszeiten, allgemeine Informationen, Terminvereinbarung)
• Vorbereitung oder Durchführung eines Behandlungsverhältnisses, sofern Ihre Anfrage darauf abzielt
• Erkennung von medizinischen Notfällen oder dringenden Anliegen, um Sie zeitnah an einen Mitarbeiter weiterzuleiten

Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und barrierearmen Patientenkommunikation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung), die Sie konkludent durch das aktive Anschreiben unserer WhatsApp-Nummer erteilen
• Soweit Sie freiwillig Gesundheitsdaten mitteilen, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsversorgung)

5. Einsatz eines KI-gestützten Antwortsystems (Anthropic / Claude)

Zur Beantwortung Ihrer Nachrichten setzen wir ein KI-Sprachmodell des Anbieters Anthropic PBC (548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA) ein, das „Claude“.

Hierzu wird der Inhalt Ihrer Nachricht zusammen mit den letzten Konversationsschritten an Anthropic übermittelt, dort verarbeitet und eine Antwort generiert, die dann automatisch an Sie zurückgesendet wird.

Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Anthropic verwendet die übermittelten Inhalte nach unserer Vereinbarung nicht zum Training seiner Modelle.

6. Verarbeitung durch WhatsApp / Meta

WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland), Tochter der Meta Platforms, Inc. (USA).

Bei der Nutzung von WhatsApp werden Ihre Daten auch an Meta übermittelt. Wir nutzen die WhatsApp Business Cloud API, bei der die Nachrichteninhalte über die Server von Meta laufen. Über die Verarbeitung durch Meta entscheidet WhatsApp/Meta selbst — auf diese Verarbeitung haben wir nur eingeschränkten Einfluss.

Details zur Datenverarbeitung durch WhatsApp finden Sie hier:
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten von Meta verarbeitet werden, kontaktieren Sie uns bitte stattdessen telefonisch oder per E-Mail.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Sowohl Meta als auch Anthropic können Daten in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von:

• dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Beschluss vom 10.07.2023), soweit die Empfänger zertifiziert sind;
• EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und ergänzenden Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich.

8. Speicherort und Speicherdauer

Ihre Konversationen werden zusätzlich zur kurzzeitigen Verarbeitung bei Meta und Anthropic auf einem von uns betriebenen Server in der Praxis lokal gespeichert. Die Speicherung erfolgt verschlüsselt und ist nur für berechtigte Mitarbeiter zugänglich.

Längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (z. B. § 630f BGB für Behandlungsdokumentation, sofern eine Nachricht Bestandteil der Patientenakte wird) oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

9. Empfänger der Daten

Empfänger Ihrer Daten sind:

• Mitarbeitende unserer Praxis im Rahmen der Patientenkommunikation
• WhatsApp Ireland Ltd. / Meta Platforms, Inc. (Übertragungs- und Plattformanbieter)
• Anthropic PBC (Auftragsverarbeiter für die KI-Antwortgenerierung)
• Strato AG (Hosting unserer Domain bzw. dieser Datenschutzseite)

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten. Eine vollständige Löschung Ihrer Konversation auf Anfrage erfolgt unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für unsere Praxis ist:

12. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu zählen unter anderem:

• verschlüsselte Übertragung (TLS) zwischen WhatsApp/Meta, Anthropic und unserem Server
• signaturgeprüfte Webhook-Endpunkte
• zugriffsbeschränktes Praxisnetzwerk
• regelmäßig geprüfte Backup- und Löschroutinen

13. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, uns über WhatsApp zu kontaktieren. Ohne die genannten Daten können wir Ihre WhatsApp-Anfrage allerdings nicht beantworten.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Antworten unseres WhatsApp-Bots werden zwar automatisiert generiert, sie haben aber keine rechtliche Wirkung für Sie und entfalten Ihnen gegenüber keine erheblichen Beeinträchtigungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Verbindliche Auskünfte und Behandlungsentscheidungen erfolgen ausschließlich persönlich durch unser Praxisteam.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Version ist unter dieser URL abrufbar.